Ürün/hizmet sunumu yapan kuruluşlar; siyasal, politik, ekonomik, teknolojik ve çevresel olmak üzere harici etmenlerden etkileniyorlar. Bununla beraber; dahili etmen olan ve üzerinde fazla durulmayan kültürel boyuttan da çok etkileniyorlar. Yönetim sistemi standartları (ISO 9001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 14001 vb.) bu yüzden kültürel etkiyi dikkate almamızı söyler.
Bu etki; kuruluştaki çalışanlar ve yönetim tarafından gelir. Kuruluşca, zaman zaman “Bir faydasını görmüyoruz. Bize uygun değil.” gibi serzenişler duyulur. Yönetim tarafı “İşim görülsün yeter, şartı sağlayalım” diye düşünerek olaya yaklaşırken, çalışan tarafı “ Ben mi kurtaracağım? İşim çoğalıyor.” gibi gerekçeleri ortaya koyabiliyor. Otorite istemese, yönetim tarafı belki de istemeyecek. Bu tür kuruluşlar, kendi faaliyetleri için ihtiyaç hissetmiyor ve faydası olmayacağını düşünüyor.
Oysaki günümüzde refahı yakalamış ülkeler; küresel piyasada satış yapan, rekabet edebilen ve sürdürülebilir ürün/hizmet sunumları yapan kuruluşların bulunduğu ülkelerdir. ISO web sayfasında her yıl yayınlanan, ülkelere göre, yönetim sistemi istatistiklerine bakıldığında, ülkelerin yönetim sistemi sertifikasyonu sayısı ile o ülkelerin kişi başı düşen milli gelir arasındaki doğru ilişkiyi rahatlıkla görmek mümkündür. Bu doğrusal ilişkiye göre, standartlaşmanın, refaha giden yola katkı sunduğu sonucuna varılabilir.
Standartlaşmanın faydası açık iken çoğu ülkedeki kuruluşlar genellikle yönetim sistemi kurmak, işletmek, sürdürme konusunda istekli değildirler. Kuruluşların çoğunluğu, mevzuat şartı koşulduğunda, standarda uyumluluk çalışması yapıyorlar. Aynı zamanda ülkelerindeki ulusal standart kuruluşunca, herhangi bir standart gelişimi evresinde, olgunlaştırılacak standardın metni görüşe gönderildiğinde, pek az geri dönüş olmaktadır. Genellikle ‘konu hakkında görüşümüz bulunmamaktadır’ şeklinde cevap dönülmektedir. Gelişmiş ülkelerdeki kuruluşlar standardı oluşturmak, geliştirmek hususunda çok ciddi katkı sunuyorlar. Sektör, bizzat içerisinde yer alıyor ve ulusal standart kuruluşları ile beraber çalışıyorlar, standardın olgunlaşması için ciddi katkı sunuyorlar. Bu davranış bizim ülkemizde istenilen seviyede neden değil? Paydaş katılımı oldukça yüksektir.
Bu olaya gündelik hayattan örnek vermek gerekirse; çoğumuz görmüşüzdür, genel/yerel yönetim faaliyetlerinde tekrarlı iş yaptıklarını. Örneğin; kaldırımlar sıkça değiştirilir, yollara asfalt dökülür hemen arkasından kesilerek kanal geçirilir vs. Bu gibi örnekleri çoğaltabiliriz. Tekrar yapılan işler hem kaynak hem de zaman israfına sebep olmaktadır. Vatandaş bu gibi olayların yanlış olduğunu bilir ama şikayet mekanizmasını genellikle kullanmaz. Nemelazımcılık düşüncesi baskındır. Çalışan ve paydaşların; ilgili oldukları süreçlerin iyileştirme mekanizmasına katkı sunmamasının sebebi bu alışkanlıktan gelir.
Şöyle bir senaryo kurgularsak; Yönetim, “Kuruluşu iyi yönetmek için neye ihtiyacımız var? İzlenebilir, ölçülebilir, hesap verebilir, iyileştirilebilir olmayı nasıl başarırız?” gibi soruların cevabını arıyor. Çalışan ise olaya “ Kendim, değerlerim, kuruluşum, ülkem için işimi iyi yapmalıyım.” diye düşünerek işini yapmaya çalışıyor. Vatandaş gördüğü yanlış uygulamaları eleştiriyor, şikayet ediyor. İşte o zaman, yönetimden çalışana ve çalışandan yönetime doğru etkileşim başlar. Bu etkileşim giderek etkili faaliyetler gerçekleştirmeye katkı sunar ve yönetim sisteminden istenilen sonuç alınabilir. Bu durum ise sistem yaklaşımının özümsendiği, yönetimin stratejik düşünceye sahip olduğunu, çalışanın ise farkındalığının yüksek olduğunu gösteriyor. Ülke olarak etkililik gibi kavramları aşarak verimlilik ile uğraşma vakti gelmedi mi?
Sistem tasarlarken kurum bağlamında kültürel etki faktörü iyi irdelenmelidir. Karşı direnci kırmak, çalışanları ve paydaşları sistemin parçası getirmek gerekir. Çalışanlar iş pratiğinin içerisinde sistem ilkelerini uygulamalıdır. Bunun için çalışan farkındalığını artırmak için bir dizi faaliyetler düzenlenebilir. Planlı yaşamanın ve ortak çıkarın, hem günlük hayatta hem de iş hayatında getireceği birçok fayda ilgililere hatırlatılmadır.
Birey eğitim hayatında aldığı teorik bilgileri, gündelik hayatında ve iş hayatında pekiştirmediği sürece davranışa dönüşmemektedir. Bu eksiklik, bireysel ve kurumsal açıdan etkili olamamaya, verimsizliği gitmektedir.
Başarılı yönetilen kuruluşlarda paydaş katılımı, iç/dış iletişim süreçleri iyi uygulanmaktadır. Sistem yaklaşımı ile bilgiye dayalı yönetimler olmalıdır. Artık kuruluşlar; kurumsal kaynak planlama, proje yönetimi, karar destek sistemleri, yöneylem araştırmaları, veri madenciliği vs. gibi alt disiplinlerde çalışmaya başladı. Bu disiplinlere bakıldığında hepsi kendi içerisinde sistem yaklaşımı barındırır. Yönetim sistemi farkındalığı, paydaşlarda, çalışanlarda ve daha baskın olarak her seviyedeki yöneticilerde de olmalıdır. Paydaş katılımı olan yönetim sisteminin, kuruluşları taktiksel, operasyonel ve stratejik hedeflerine ulaşmayı kolaylaştıran yönetim enstrümanı olduğu unutulmamalıdır.